Việc trình bày một văn bản word rất quan trọng, nó giúp người đọc hiểu được những gì bạn muốn diễn đạt, ngoài ra còn thể hiện được mức độ chuyên nghiệp của bạn, và lần này tôi sẽ mang đến cho các bạn cách làm sao để trình bày một văn bản word chuẩn chỉ theo tiêu chuẩn chung mà các cơ quan doanh nghiệp yêu cầu.
Trước tiên tôi muốn các bạn hiểu rõ rằng, bài viết này là hướng dẫn cách các bạn thiết lập bố cục văn bản word chuẩn, còn việc trình bày nội dung, cách chèn ảnh, chèn file pdf, màu chữ sao cho hợp lý là một vấn đề khác, và tôi hứa sẽ có một bài viết về chủ đề này sớm cho các bạn. Ngoài ra, hãy tham khảo mẹo trong word để có thêm kỹ năng cần thiết khi soạn thảo văn bản.
Bài viết này thực hiện trên phần mềm Office 2016 chạy trên Windows 10, các phiên bản Office thấp hơn hoàn toàn thực hiện tương tự.
CHỌN KHỔ GIẤY
Đây là thủ thuật đầu tiên mà các bạn cần làm trước khi soạn thảo một văn bản word, việc chọn khổ giấy này có nhiều ý nghĩa như có thể giúp bạn in ấn đúng khổ giấy của máy in...
Đầu tiên các bạn vào Layout và chọn mũi tên mở rộng
Nhấn vào Paper và chọn khổ giấy bạn muốn, thông thường thì chúng ta hay soạn thảo cũng như in ấn văn bản trên khổ giấy A4 do vậy hãy chọn chúng sau đó nhấn OK
CĂN LỀ VĂN BẢN
Tiếp theo là phần căn lề cho văn bản, mỗi cơ quan đoàn thể sẽ có một yêu cầu căn lề riêng, còn nếu không phụ thuộc một yêu cầu của tổ chức nào thì hãy căn lề theo ý của bạn, nhưng hãy chú ý tới bố cục, không nên để lền trên dưới trái phải quá rộng hơn mức cần thiết, nhưng cũng không nên để sát mép quá...bạn có thể căn lề như hình bên dưới, và nhớ một điều là lề trái hãy để rộng hơn các lề còn lại một chút, lý do là văn bản của bạn có thể được in ra và đóng vào bìa trình ký để lưu giữ hồ sơ, lúc này đảm bảo rằng văn bản của bạn khi đọc lỗ không bị mất nội dung.
Mặc định đơn vị trong word là inc, do vậy để phù hợp hãy tham khảo bài viết cách chuyển đơn vị trong word về cm
FONT CHỮ
Không có một quy định hay một chuẩn chung nào về việc sử dụng font chữ trong văn bản cả, vì một văn bản có thể bạn sẽ sử dụng nhiều font chữ khác nhau để trình bày, nhưng tôi khuyên bạn nên sử dụng font chữ trình bày nội dung thuộc bảng mã chung của thế giới đó là Unicode và dùng các font như là Times New Roman, Arial...
Lý do tại sao tôi lại khuyên như vậy, bạn biết đấy, ở Việt Nam rất nhiều người hay dùng các font chữ thuộc các bảng mã như TCVN3, VNI WINDOWS...và một nhược điểm của các bảng mã này là không phải máy tính nào cũng cài sẳn các font chữ này, vì một máy tính chạy hệ điều hành Windows thì mặc định không có sẵn các font chữ này, mà bạn phải cài thêm, do vậy nếu như máy không có font chữ này thì văn bản của các bạn khi gửi đi thì người đọc sẽ không thể đọc được, và điều đó thật không hay chút nào.
Mẹo nhỏ: Cách đọc văn bản khi bị lỗi font chữ.
GIÃN DÒNG VĂN BẢN
Giãn dòng chính là việc bạn chỉnh khoảng cách giữa các hàng trong văn bản sao cho hợp lý và dễ đọc nhất, hãy vào Layout và chọn vào mũi tên mở rộng
Ở hộp thoại Paragraph chọn Indents And Spacing
Mục Spacing các bạn thiết lập như sau:
Before: 0 pt
After: 0 pt
Line Spacing: Multiple
At: 1,2
Nhấn OK khi hoàn thành
CĂN CHỈNH ĐOẠN VĂN BẢN
Và một thủ thuật cuối cùng trong việc trình bày văn bản chuẩn đó là sử dụng Align để căn chỉnh câu, đoạn văn.
Các bạn có thể căn trái, phải, giữa và căn đều, tùy từng nội dung để căn sao cho hợp lý, ví dụ như tiêu đề đầu bài thì căn giữa, các mục đề thì căn trái...
Nhưng hãy chú ý một điều rằng nội dung đoạn văn thì nên canh đều hai bên, rất nhiều văn bản của các cơ quan hay mắc lỗi trình bày này, đó là nội dung không canh đều mà canh trái, vì vậy khi nhìn vào thì phần phải của nội dung không đều nhìn rất lộn xộn, đừng phá vỡ sự chuyên nghiệp của bạn bởi một lỗi ngớ ngẩn này.
Còn rất nhiều kiến thức về trình bày văn bản mà bạn cần học thêm, nhưng hãy nắm vững các thủ thuật căn lề văn bản chuẩn mà tôi vừa giới thiệu ở trên và hãy thực hành ngay khi có thể để tạo thói quen tốt cho sau này, hy vọng bài viết có ích cho bạn, chúc các bạn thành công.
