Mục tiêu ban đầu của trang Thủ Thuật Excel là chia sẻ các thủ thuật về excel,
các thủ thuật về tin học văn phòng cơ bản, nhưng qua quá trình phát
triển thấy rằng các kỹ năng khác cũng rất quan trọng và cần
thiết trong quá trình làm việc của các bạn, do vậy nhóm BQT quyết định
sẽ thêm nhiều bài viết chia sẻ quan điểm cũng như các kỹ năng làm việc
sao cho chuyên nghiệp nhất, tất nhiên cũng bám theo tiêu chí ban đầu mà
BQT đề ra.
Và một kỹ năng rất quan trọng trong sự nghiệp của các bạn, nó là một
tiêu chí lớn để đánh giá mức độ chuyên nghiệp cũng như sự thành công của
bạn, đó chính là KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH.
Ở mức độ văn phòng thì hầu hết chúng ta sẽ sử dụng PowerPoint
để thuyết trình trong các cuộc họp với sếp, với đối tác hay là với
khách hàng. Và lần chia sẻ này sẽ là các kỹ năng thuyết trình bằng
PowerPoint. Mời các bạn cùng theo dõi.
Điều trước tiên mình muốn nói với các bạn, đó là muốn thuyết trình tốt
bạn cần học được kỹ năng làm Slide tốt, do vậy hãy tìm hiểu các kiến
thức về PowerPoint trước khi hoàn thiện kỹ năng thuyết trình, hãy xem
trong Blog, mình có rất nhiều bài viết hướng dẫn sử dụng công cụ office này rồi.
Các bạn xong rồi chứ, bây giờ chúng ta bắt đầu.
1. Công Tác Chuẩn Bị.
Làm gì cũng vậy, nếu có sự chuẩn bị, thì khả năng kiểm soát tình huống
và mức độ thành công sẽ cao hơn nhiều, cho dù một chuyên gia thì họ cũng
phải chuẩn bị trước những gì họ định truyền đạt.
1.1. Phải Hiểu Bạn Sẽ Nói Về Vấn Đề Gì.
Đây là điều mà ai cũng phải biết và nằm vững, bạn phải xác định nội dung
của bạn chuẩn bị nói là về chủ đề gì, thông điệp bạn muốn hướng tới là
gì, và bạn phải chuẩn bị được các số liệu, chỉ tiêu, bằng chứng để tăng
tính thuyết phục những gì bạn nói, và phải xác định được trình tự bạn sẽ
nói, cái gì nói trước, cái gì nói sau và phải thực sự logic với nhau.
1.2. Hãy Ghi Ra Giấy Các Ý Chính Bạn Sẽ Nói.
Nội dung có trong Slide là điều đương nhiên, nhưng bạn không thể cứ nhìn
nó mà nói, do vậy, hãy ghi ra bằng một công cụ nào đó như giấy, word,
note...các ý chính theo tuần tự bạn sẽ nói, và hãy ghi nhớ chúng, bởi
vì bạn phải xác định là bạn nói chứ không phải đọc những gì có trên
slide. nếu bạn xác định chỉ đọc, thì hãy gửi slide cho khách hàng, vì họ
cũng biết đọc mà.
1.3. Xác Định Đâu Là Ý Chính Đâu Là Ý Phụ.
Ghi ra giấy rồi thì bây giờ bạn phải xác định được phần nào quan trọng
thì hãy tập trung xoáy vào nó sao cho mức độ truyền đạt đến người nghe
là lớn nhất, còn những ý phụ sẽ hỗ trợ những ý chính, mình ví dụ như bạn
muốn bán một sản phẩm, thì hãy tập trung nói về sản phẩm đó có những
chắc năng gì, giá trị mang lại ra sao, sau cùng mới nói tới tài liệu
tham khảo về sản phẩm....
1.4. Ai Sẽ là Người Nghe Bạn Nói.
Hay nói chính xác hơn bạn phải biết bạn nói cho những đối tượng nào, mức
độ quan tâm của họ ra sao về những gì bạn nói, nếu một người mê thời
trang, bạn đem công nghệ ra nói thì chẳng có một tác dụng gì cả, nếu một
người lao động, bạn nói toàn những thứ cao siêu thì họ cũng không hiểu,
tóm lại là gì, đó là phải tìm hiểu xem đối tượng mà bạn sắp nói là ai
để tìm cách diễn đạt sao cho phù hợp nhất.
1.5. Tập Luyện.
Đúng vậy, phải tập luyện trước, cũng như bạn sẽ hát một ca khúc, bạn hãy
đứng trước gương, hay nhờ bạn bè xem cách bạn trình bày, để họ có cái
nhìn khách quan và góp ý chỉnh sửa về hành vy của bạn, và hãy hoàn thiện
nó dần dần hướng tới sự hoàn hảo nhất có thể.
2. Thiết Kế Slide PowerPoint Của Bạn.
Thuyết trình thì phải có Slide, nó như là một công cụ hỗ trợ cho bạn khi
nói, và nó rất quan trọng, do vậy hãy thiết kế bài thuyết trình của bạn
theo những tiêu chí như sau:
2.1. Slide Càng Đơn Giản Càng Tốt.
Bạn có từng xem các bài thuyết trình của Apple mỗi khi ra sản phẩm mới
rồi chứ, bạn thấy họ làm Slide như thế nào, rất đơn giản, không màu mè,
không cầu kỳ phức tạp, slide rất liền mạch chạy theo suốt chương trình,
bạn làm một slide màu mè, không liền mạch thì mọi thứ sẽ trở nên rối, và
người nghe cũng chẳng nhớ được những gì bạn nói hay là nội dung có trên
slide cả.
Ngày xưa khi còn đi chọc, làm slide mình thêm rất nhiều hiệu ứng, vì
mình nghĩ nó cần thiết, nhưng sau này đi làm, tiếp xúc với nhiều anh
chị, sếp thì học được cách thiết kế của họ theo xu hướng càng đơn giản
càng tốt.
2.2. Giới Hạn Chữ Có Trên Slide.
Bạn không cần phải ghi thật nhiều lên đó, việc đó dành cho bạn nói rồi,
chữ ở trên slide phải có giới hạn nhất định, chỉ ghi những gì nổi bật
nhất, bạn cứ quan sát những gì Apple làm khi thuyết trình là bạn sẽ hiểu
mình muốn nói gì.
2.3. Hãy Sử Dụng Biểu Đồ.
Hãy tập thói quen này, bởi vì slide có biểu đồ nhìn rất trực quan, số
liệu càng chính xác thi tính thuyết phục càng cao, bạn đã coi chương
trình gọi vốn rồi chứ, các cá mập thường xuyên hỏi về số liệu, bạn đưa
ra biểu đồ và nói số liệu một cách chính xác, trôi chảy thì khả năng
được cấp vốn cao hơn nhiều so với bạn nói ấp úng về số liệu.
2.4. Hình Ảnh Và Phông Chữ.
Đây là hai yếu tố quan trọng, hình ảnh phải rõ, chất lượng càng cao càng
tốt, vì khi chiếu lên, nó sẽ bị nhòe đi nếu độ phân giải thấp, còn về
phông chữ thì hãy sử dụng phông chữ rõ ràng, càng phổ biến càng tốt,
mình chuyên sử dụng các phông thuộc bảng mã Unicode để làm bài thuyết
trình, mình khuyên các bạn cũng nên như vậy.
2.5. Định Dạng Rõ Ràng.
Bạn phải chắc chắn điều này, hãy luôn nhớ rằng, thông điệp là ở những gì bạn nói, nó không nằm trong slide.
3. Rèn Luyện Kỹ Năng.
Đây mới là phần quan trong nhất của bài này. Luôn luôn luyện tập sẽ mang đến cho bạn một phong thái chuyên nghiệp nhất.
3.1. Nhắc Lại Thông Điệp Vài Lần.
Bạn từng coi các buổi thuyết trình lớn ra mắt sản phẩm, hay từng xem sếp
nói nhiều lần, các bạn có chú ý một điều là họ luôn nhắc lại thông điệp
chính của mình, bạn cũng hãy làm như thế, hãy luôn có câu "Tôi xin nhắc
lại một lần nữa..."
3.2. Giới Hạn Thời Gian Cho Bài Thuyết Trình.
Hãy tập thói quen nói đủ trong khoảng thời gian của mình, nếu bạn cứ nói
lan man thì sẽ rất mất thời gian và cũng chả truyền đạt được cái gì cả,
một bài thuyết trình nên giới hạn trong một khoảng thời gian cho phép
hoặc theo yêu cầu, hãy tập sao cho nói đủ trong khoảng thời gian đó.
3.3. Tốc Độ Vừa Phải.
Không nên nói nhanh và cũng không nên nói chậm, chỗ nào cần đi nhanh thì
bạn nên nói nhanh, chỗ nào cần nhấn mạnh thì hãy tập nói chậm và chính
xác. Nếu bạn nào muốn học về kỹ năng điều khiển giọng nói có thể tham
khảo mua khóa học ở Unica, hiện tại thì Unica đang có khuyến mãi giảm
40% khi bạn mua khóa học ở trên đó, click vào khóa học kỹ năng làm chủ
giọng nói để tham khảo nhé.
3.4. Các Bạn Theo Kịp Đó Chứ.
Đó là cầu mà các diễn giả hay hỏi, để hỏi câu này thì bạn hãy dừng lại
và hỏi, mục đích dừng là để tương tác với người nghe, giúp họ không bị
mông lung hay nghe một cách vô thức.
3.5. Chọn Điểm Nhấn Trong Phòng.
Hãy chọn vài điểm mà bạn có thể nhìn vào đó để nói, đừng cứ nhìn vào một
chỗ, hay cúi gằm mặt xuống mà nói, hãy cố gắng tương tác bằng mắt với
người nghe, hãy nhìn họ, nhìn mọi người để tìm sự liên kết.
3.6. Điều Chỉnh Giọng Nói.
Khi nói thì phải thay đổi giọng nói cho phù hợp, không cứ nói đều đều,
khi thì lên, khi cần thì xuống. Sao cho người nghe tập trung vào những
gì bạn nói.
3.7. Lỡ Quên Nội Dung Nói.
Không sao, hãy tập kỹ năng sử dụng nút Present trong PowerPoint để xem
ghi chú, chú ý là chỉ có bạn mới xem được nếu lỡ may bạn quên.
Sẽ còn nhiều kỹ năng
nữa, nhưng hãy sử dụng những kỹ năng trên trước, nếu không học một lúc
nhiều kỹ năng khiến bạn khó nắm được hết, khi nào hoàn thiện hết những
kỹ năng trên nếu thấy chưa ổn thì quay lại và xem tiếp nhé.
Và cuối cùng xin chúc các bạn thành công, tự tin và một ngày nào đó có thể trở thành một diễn giả chuyên nghiệp.
