Ở bài viết trước chúng ta đã đi tìm hiểu lọc dữ liệu trong excel rồi, và bài viết này chúng ta tiếp tục đi tìm hiểu cách sắp xếp dữ liệu trong excel, hay còn gọi là SORT dữ liệu.
Việc sắp xếp dữ liệu trong excel có một ý nghĩa vô cùng to lớn, giúp bạn dễ quản lý dữ liệu cũng như truy vấn thông tin tùy theo từng mục đích dùng tiện lợi hơn.
Chúng ta sẽ có các kiểu sắp xếp dữ liệu cơ bản như sau:
- Sắp xếp dữ liệu dạng văn bản.
- Sắp xếp dữ liệu dạng số.
- Sắp xếp dữ liệu dạng ngày tháng năm.
- Sắp xếp dữ liệu theo màu.
- Sắp xếp dữ liệu theo điều kiện.
- Sắp xếp dữ liệu tùy chỉnh.
Bây giờ chúng ta đi vào tìm hiểu từng kiểu sắp xếp dữ liệu cụ thể.
1. Sắp Xếp Dữ Liệu Dạng Văn Bản.
Đây là kiểu sắp xếp dữ liệu dạng văn bản, với kiểu này chúng ta sẽ dựa vào bảng chữ cái để sắp xếp dữ liệu.
Đầu tiên các bạn cần chọn dữ liệu muốn sắp xếp, ở đây chọn toàn bộ cột Nhân Viên, sau đó vào Data và chọn kiểu sắp xếp A-Z như hình
Hộp thoại Sort Warning hiện lên ở đây có hai tùy chọn cho các bạn.
- Expand the selection: Nghĩa là sẽ sắp xếp toàn bộ dữ liệu ở các cột còn lại tương ứng theo dữ liệu mà bạn chọn.
- Continue with the current selection: Chỉ sắp xếp dữ liệu của cột bạn chọn, các cột còn lại không thay đổi.
Kết quả cột Nhân Viên đã được sắp xếp theo tứ tự bảng chữ cái từ A-Z, các bạn có thể xem cột STT đã thay đổi để biết chúng sắp xếp như thế nào.
2. Sắp Xếp Dữ Liệu Dạng Số.
Tương tự như thế, các bạn chọn cột chứa dữ liệu dạng số muốn sắp xếp rồi vào Data chọn A-Z
Chọn Expand the selection và nhấn Sort để sắp xếp dữ liệu
Kết quả đã được sắp xếp từ nhỏ tới lớn.
3. Sắp Xếp Dữ Liệu Dạng Ngày Tháng Năm.
Chọn toàn bộ cột chứa dữ liệu ngày tháng năm mà bạn muốn sắp xếp, vào Data và chọn Z-A, lý do chọn Z-A là vì chúng ta muốn lấy dữ liệu theo năm lớn nhất (Nhỏ tuổi nhất), hoặc bạn muốn ngược lại cũng được.
Ta lại chọn Expand the selection và nhấn Sort
Ngày tháng đã được sắp xếp từ nhỏ tới lớn xét theo độ tuổi.
4. Sắp Xếp Dữ Liệu Theo Điều Kiện Chọn Trước.
4.1. Sắp Xếp Dữ Liệu Theo Hai Điều Kiện.
Để sắp xếp theo điều kiện cụ thể thì chúng ta cần chọn toàn bộ bảng tính, các bạn có thể chọn tiêu đề hoặc không, sau đó vào Data > Sort
Bây giờ giả sử chúng ta muốn sắp xếp dữ liệu của cột Nhân Viên, nếu cột Nhân Viên trùng tên thì dựa vào cột Phòng để sắp xếp.
Đầu tiên các bạn chọn Nhân Viên ở Sort by, Cell Values ở Sort on, còn Order thì chọn A to Z và chọn tiếp Add Level
Ở Then by chúng ta chọn Phòng, các tiêu chí còn lại tương tự trên và nhấn OK
Dữ liệu đã được sắp xếp lại theo yêu cầu ban đầu.
4.2. Sắp Xếp Dữ Liệu Theo Màu.
Tương tự như lọc dữ liệu, chúng ta hoàn toàn có thể sắp xếp dữ liệu theo màu của ô hay là màu của chữ.
Thực hiện tao tác như trên và ở Sort chọn Phòng, Sort on chọn Cell Color, phần Order bạn chọn màu mà bạn muốn sau đó chọn On Top để sắp dữ liệu có màu lên trên cùng
Dữ liệu chứa màu đã được sắp xếp lại
4.3. Sắp Xếp Dữ Liệu Tùy Chỉnh.
Ở mục Order các bạn chọn Custom List...
Bạn chọn NEW LIST và nhập vào List entries kiểu sắp xếp mà bạn muốn, excel sẽ sắp xếp thứ tự như list mà bạn tạo ra, nhập xong thì nhấn Add
Nhấn OK khi hoàn thành
OK lần nữa
Dữ liệu đã được sắp xếp theo tùy chỉnh của bạn
Nếu muốn xóa list thì chỉ cần chọn list và nhấn Delete
Nhấn OK để xác nhận
Như vậy là chúng ta vừa đi tìm hiểu toàn bộ các kiến thức về sắp xếp dữ liệu trong excel rồi, bạn thấy còn thiếu chỗ nào nữa không nhỉ, hãy comment hoặc inbox để thủ thuật excel bổ sung hoàn thiện hơn nhé, chúc các bạn thành công.
