Bài viết này sẽ giới thiệu với các bạn cách sử dụng Mail Merge trong word hay còn gọi là Trộn Thư trong phần mềm word, đây là một công cụ rất hữu ích nếu như bạn muốn ghép một danh sách vào một form cố định để in ấn như thư mời, thông báo...
Hướng dẫn này sử dụng Office 365 chạy trên nền tảng Windows 7, các phiên bản Office khác có thể khác một chút nhưng về cơ bản cách thực hiện như nhau.
Đầu tiên các bạn mở phần mềm word lên, và soạn nội dung như bên dưới, tất nhiên đây là hướng dẫn cách làm, còn sau khi hiểu được vấn đề các bạn hoàn toàn có thể áp dụng vào từng vấn đề cụ thể.
Bạn hoàn toàn có thể tự nhập trong word, nhưng để nhanh và dễ dàng thì các bạn nên tạo danh sách ở file excel trước, và lưu chúng lại ở một thư mục nào đó.
Bây giờ quay trở lại file word lúc đầu, các bạn vào Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard...
Chọn Letters sau đó nhấn chuột vào Starting document
Tiếp tục chọn Use the current document sau đó click vào Next: Select recipients
Ở đây các bạn chọn Use an existing list và nhấn Next: Write your letter
Chọn file excel chứa danh sách mà ở đầu bài có đề cập tới và nhấn Open
Chọn sheet mà bạn đã tạo danh sách và nhấn OK, các bạn chú ý ở đây nếu file của bạn nhiều sheet thì hãy chọn đúng sheet mà bạn cần
Chọn các dữ liệu mà bạn muốn, nếu chọn hết thì tick chuột vào Data Source sau đó nhấn OK
Nhấn Next: Write your letter
More items
Chọn menu mà bạn muốn ghéo vào word và nhấn Insert
Lúc này quay ra word các bạn sẽ thấy như hình này
Tiếp tục click chuột vào trường tiếp theo mà bạn muốn chèn và cũng vào More items sau đó chọn đúng menu và nhấn Insert
Cứ lặp lại cho từng trường một cho tới khi xong hoàn toàn, các bạn có thể thấy ở đây là chúng ta đã chèn thành công.
Nhấn vào Next: Preview your letters
Next: Complete the merge
Để xem toàn bộ danh sách mà bạn đã ghép vào hoặc để in ấn hoặc lưu lại các bạn vào Edit individual letters...
Chọn All và nhấn OK
Đây chính là toàn bộ danh sách mà bạn ghéo vào word, bây giờ bạn chỉ cần nhấn phím tắt Ctrl + P để in hoặc Ctrl + S để lưu lại.
Vậy là xong, đây là bài viết hướng dẫn cách thực hiện, còn để khắc phục lỗi phân cách hàng hàng ở số khi mail merge các bạn xem ở bài viết này nhé
Rất đơn giản phải không nào, hy vọng với thủ thuật word này sẽ có ích cho các bạn, nếu thấy bài viết có ích hãy chia sẽ cho bạn bè cùng xem, chúc các bạn thành công.
