Office 365 hiện nay có thể nói là phiên bản office tốt nhất và mới nhất của Microsoft, có rất nhiều ưu điểm của Office 365 đáng để bạn suy nghĩ khi lựa chọn một phiên bản office để làm việc.
Ở bài viết này mình muốn chia sẻ một xíu về ưu điểm, nhược điểm về tính năng tự động lưu file trong Office 365, từ đó bạn sẽ biết được có nên sử dụng tính năng này hay không.
Nếu không biết phiên bản office của bạn có phải là Office 365 không bạn chỉ cần vào File/Account để xem, mình hiện tại đang dùng bản Office 365 dành cho doanh nghiệp lớn.
Thông thường khi chúng ta sử dụng Office 365 sẽ được tặng kèm gói OneDrive 1TB, mình lưu thẳng dữ liệu của mình lên OneDrive để tiện làm việc, làm việc ở công ty nếu về nhà cần làm tiếp mình vẫn có thể làm việc bằng máy tính cá nhân ở nhà với dữ liệu mới nhất, hơn nữa khi lưu data lên OneDrive thì không lo lắng việc mất dữ liệu, xóa nhầm dữ liệu hay thậm chí máy tính của bạn bị hỏng ổ cứng, bạn vẫn có thể lấy lại dữ liệu của mình ở trên OneDrive.
Và khi bạn sử dụng file được lưu ở trên OneDrive để làm việc, thì mặc định office của bạn, cụ thể ở ví dụ này mình sẽ nói tới Excel 365 tự động lưu file và đồng bộ lên OneDrive khi file có thay đổi.
Ưu điểm của chức năng này là tự động lưu file, bạn không cần phải nhớ Ctrl + S mỗi khi thay đổi nội dung của file.
Nhưng ưu điểm cũng chính là nhược điểm, nếu như bạn chỉ mở file lên xem nội dung, và có thay đổi nội dung cho mục đích riêng, nhưng không muốn lưu file lại, chức năng tự động lưu vô tình lưu luôn nội dung mà bạn thay đổi, và khi bạn tắt file đi, thì khó để bạn có tể quay lại nội dung ban đầu trước khi bạn sửa file.
Và để tắt chức năng tự động lưu file trong excel 365 các bạn vào File/Options
Ở Excel Options chọn Save, trong mục Save Workbooks các bạn bỏ chọn vào AutoSave OneDrive And SharePoint Online File By Default On Excel đi, sau đó nhấn OK
Thói quen của mình là mình sẽ nhấn Ctrl + S thường xuyên khi làm việc với nội dung trong file và muốn lưu lại nó, chứ không dùng chắc năng tự động lưu, với việc nhấn phím tắt thường xuyên vậy thì nếu máy bạn có mất điện đột ngột thì cũng không sao cả, cũng lắm bạn chưa nhấn kịp thì sẽ mất một xíu nội dung cũng không ảnh hưởng gì, có thể làm lại được.
Chúc các bạn thành công.
