Nói đến excel ngoài các thao tác tính năng, thì việc sử dụng hàm excel thành thạo đóng góp một vai trò rất lớn trong việc làm chủ excel của bạn, vậy làm thế nào để ghi nhớ hàm excel cũng như triển khai một hàm excel chính xác nhất?
Với hàm excel thì có hai vấn đề chính mà các bạn cần phải ghi nhớ, đó là CẤU TRÚC HÀM và ỨNG DỤNG HÀM hiệu quả.
Về ứng dụng hàm excel thì sẽ có ở một bài viết khác, còn ở bài này chúng ta bàn về cách ghi nhớ hàm excel, và viết hàm excel sao cho chính xác.
CẤU TRÚC HÀM EXCEL
Một lời khuyên cho các bạn khi học về hàm excel đó là không cần phải ghi nhớ cấu trúc hàm đó như thế nào, cần nạp giá trị gì vào trước, giá trị gì vào sau...bởi vì excel có rất nhiều hàm, để ghi nhớ như thế thì không thể nào nhớ hết được, cái quan trọng đó là bạn phải biết được hàm excel đó có tác dụng gì, còn cấu trúc thì khi bạn gõ một hàm thì excel sẽ đưa ra gợi ý cho bạn, nếu excel của bạn không thấy thì hãy bật gợi ý làm excel lên.
Hãy quan sát ví dụ bên dưới
Chúng ta có một bảng tính số lượng trái cây, yêu cầu là tìm số lượng tổng của Cam
Và chúng ta sẽ nghĩ ngay tới hàm SUMIF để làm việc này.
Hầu như rất nhiều người dùng mà sử dụng excel mà ít tìm hiểu nhiều hoặc ít hiểu bản chất của hàm, mà làm lâu năm nên hình thành thói quen đó là khi sử dụng hàm thì nhớ luôn đầu tiên là chọn cái gì, tiếp theo là chọn cái gì...mà ít ai xem gợi ý của hàm excel để nhập theo cả, nếu như thế thì bạn buộc phải nhớ rất nhiều hàm, và não bộ bạn sẽ có thể quá tải...do vậy từ bây giờ, hãy thay đổi thói quen sử dụng hàm excel bằng cách nhìn và đọc hiểu phần gợi ý của hàm excel như sau:
Như ở đây các bạn gõ =SUMIF( thì lúc này excel sẽ gợi ý cấu trúc hàm để các bạn nhập cho đúng cụ thể là:
+ Range: Là một ô hoặc nhiều ô ở cùng một cột liên tiếp nhau, và nó chứa Criteria, vậy bạn chọn một vùng ô có chứa sản phẩm trái cây là Cam
+ Criteria: Là một giá trị dùng để tính tổng, nó nằm trong Range, ở đây chính là Cam.
+ Sum_range: Là cột chứa các ô cần tính tổng, ở đây là cột Số Lượng
Phân tích xong thì chúng ta áp dụng vào công thức
Kết quả
Đó chỉ là ví dụ đơn giản để các bạn hiểu cấu trúc hàm, và hãy tập thói quen đọc hiểu gợi ý của excel, một thời gian khi quen rồi thì chỉ cần nhìn gợi ý là các bạn có thể hiểu ngay là hàm đó cần nhập những gì rồi.
GIÁ TRỊ VÀ KIỂU DỮ LIỆU
Vậy là các bạn đã biết cách đọc cấu trúc hàm rồi, nhưng để nhập cho chính xác các bạn cần phải biết phân biệt kiểu dữ liệu cũng như giá trị nhập vào
Quan sát ví dụ trên, bạn sẽ thấy rằng cách nhập hoàn toàn giống nhau, nhưng một cái cho kết quả, một cái không, và mấu chốt nằm ở dấu ngoặc kép chứa từ CAM, vì CAM là dữ liệu dạng text, nên phải cho nó nằm trong dấu ngoặc kép thì excel mới hiểu.
Vậy bạn cần chú ý những gì để nhập DỮ LIỆU trực tiếp vào công thức cho đúng.
+ Nếu dữ liệu dạng Text thì khi viết trực tiếp bạn phải nhập trong dấu ngoặc kép.
+ Nếu dữ liệu dạng NUMBER thì khi viết trực tiếp không có dấu ngoặc kép.
+ Nếu dữ liệu dạng DATE thì khi viết trực tiếp phải viết dưới dạng SỐ
Còn nếu không bạn có thể nhập kiểu THAM CHIẾU TỚI Ô CHỨA DỮ LIỆU thì không cần nắm quy tắc trên.
Ngoài ra còn có nhiều lưu ý khác nữa, thao tác với excel nhiều các bạn sẽ nắm bắt được, hy vọng bài viết này có ích cho các bạn, chúc các bạn thành công.
